Hiện nay, thủ tục chốt sổ BHXH khá đơn giản. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cụ thể những bước làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội như thế nào cho đúng quy định. Đừng quá lo lắng, Tài Chính 24H sẽ hướng dẫn thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động chi tiết nhất để bạn dễ dàng thực hiện nhé.
Mục Lục
Khi nào cần chốt sổ BHXH?
Chốt sổ bảo hiểm xã hội là việc làm để tất toán và chấm dứt quá trình đóng BHXH của người lao động tại một đơn vị. Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội sẽ được thực hiện khi:
- Người lao động nghỉ việc tại doanh nghiệp, đơn vị hoặc người lao động nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
- Người lao động chuyển sang làm việc tại một đơn vị khác nên phải chuyển cơ quan BHXH quản lý. Do đó cần phải chốt quá trình đóng BHXH tại cơ quan cũ.
Khi nào cần chốt sổ BHXH?
Xem thêm:
- Hướng dẫn cách gửi hồ sơ BHXH qua đường bưu điện chi tiết nhất
- Mức đóng BHXH cho người nước ngoài mới nhất năm 2022
Trách nhiệm chốt sổ BHXH của đơn vị sử dụng lao động
Trách nhiệm của người sử dụng lao động đã được quy định rõ tại khoản 3, Điều 47 Luật lao động 10/2012/QH13. Khi người lao động nghỉ việc và chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm:
Người sử dụng lao động phải có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận, trả lại sổ BHXH và những giấy tờ khác đã giữ lại trước đây của người lao động.
Ngoài ra, Luật pháp còn quy định trách nhiệm của người lao động là phải phối hợp với cơ quan BHXH để trả sổ BHXH cho người lao động. Xác nhận khoảng thời gian đóng BHXH khi người lao động nghỉ việc theo quy định. Do đó, người sử dụng lao động có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Để chốt sổ bảo hiểm xã hội thì cần những điều kiện gì?
Theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 tại Điều 21. Người sử dụng lao động có nghĩa vụ đóng BHXH đầy đủ cho nhân viên, người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp. Khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Chính vì thế, điều kiện để người sử dụng lao động chốt sổ BHXH là phải đóng đầy đủ tiền BHXH cho cơ quan BHXH và không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà người lao động làm việc.
Phải đóng đầy đủ tiền BHXH trước khi chốt sổ bảo hiểm
Thủ tục chốt sổ BHXH
Để chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, doanh nghiệp cần phải báo giảm thành công mới được thực hiện. Trình tự thủ tục chốt sổ BHXH sẽ được thực hiện qua các bước sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, hồ sơ chốt sổ BHXH
Để chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau đây:
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 301 và 620 đã quy định.
- Kê khai danh sách lao động cần chốt sổ BHXH theo mẫu D02-TS.
- Sổ BHXH của người lao động.
- Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc đối với trường hợp người lao động nghỉ việc. Hoặc giấy từ chứng minh chuyển địa chỉ đối với trường hợp chuyển cơ quan BHXH quản lý.
- Kê khai các thông tin cần thay đổi theo mẫu D01-TS.
- Thẻ BHYT của người lao động vẫn còn giá trị sử dụng.
Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm lên cơ quan BHXH
Bên sử dụng lao động có thể đến cơ quan BHXH quản lý để nộp hồ sơ trực tiếp. Hoặc cũng có thể gửi toàn bộ giấy tờ có liên quan đến chốt sổ BHXH qua bưu điện hoặc chốt sổ BHXH qua mạng.
Nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm lên cơ quan BHXH
Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn hồ sơ báo tăng BHXH mới nhất năm 2022
Lưu ý khi làm các thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động:
- Doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm trong vòng 7 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.
- Sau khi việc báo giảm có kết quả thì tiến hành thực hiện chốt sổ BHXH.
- Cơ quan BHXH quản lý sẽ giải quyết trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ.
- Nếu xảy ra tình trạng thiếu hồ sơ, hồ sơ không hợp lệ thì sẽ có văn bản thông báo từ cơ quan BHXH.
Lời kết
Trên đây là hướng dẫn về các thủ tục chốt sổ BHXH cụ thể đơn giản và nhanh chóng nhất để các đơn vị doanh nghiệp thực hiện khi có người lao động nghỉ việc hay chuyển chỗ làm. Trước khi chốt sổ bảo hiểm cho người lao động thì cần thanh toán đủ tiền BHXH, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để việc chốt sổ được nhanh chóng và thuận lợi.
