Truyền thông nội bộ (Internal communications) là gì? Phát triển ra sao?

Tinh thần đoàn kết của mọi nhân viên trong công ty là một yếu tố rất cần thiết giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh. Vì vậy công tác truyền thông nội bộ luôn được các công ty đặc biệt quan tâm.

Và để giúp bạn hiểu được truyền thông nội bộ là gì cũng như các thông tin liên quan đến vấn đề này chúng ta hãy cùng đi khám phá bài viết dưới đây.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là nghĩa tiếng Việt của cụm từ Internal communications. Đây chính là cách gọi chung của các hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ đoàn kết, gắn bó giữa các thành viên trong cùng một công ty.

Truyền thông nội bộ sẽ giúp các nhà lãnh đạo truyền tải thông điệp và tầm nhìn, định hướng doanh nghiệp tới các nhân viên. Nếu công tác truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt thì các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp hết khả năng sức lực giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.

Xem thêm:

• Truyền thông đại chúng là gì? Vai trò ra sao?
• SWOT là gì? Hướng dẫn phân tích SWOT dành cho người mới A – Z

Ý nghĩa và vai trò của Truyền thông nội bộ

Có thể nói truyền thông nội bộ là rất quan trọng với tất cả các đơn vị, công ty hiện nay, bởi nó mang những ý nghĩa và vai trò vô cùng to lớn, cụ thể như sau.

Củng cố tầm nhìn cho nhân viên và các giá trị, văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ giúp củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, từ đó nhân viên có thể tiếp tục truyền tải những điều tốt đẹp về doanh nghiệp mình ở trong nội bộ và ra bên ngoài.

Truyền thông nội bộ luôn phải bám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó tạo ra các kênh thông tin giúp mọi nhân viên hiểu được tình hình của đơn vị mình để là cơ sở mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới và bộ phận quản lý.

Thông tin đa chiều, minh bạch và rõ ràng

Nhờ truyền thông nội bộ cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác mà mỗi nhân viên sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình, mình cần làm gì và chủ động hơn trong công việc của chính mình.

Khi thực hiện công tác truyền thông nội bộ thì các thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và được truyền ngang giữa các bộ phận. Nhờ vậy mà góp phần liên kết các bộ phận và thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực nhằm làm giảm bớt những tiêu cực, tư tưởng lạc hậu, những thông tin chưa rõ ràng.

Củng cố tinh thần đoàn kết trong tập thể

Truyền thông nội bộ có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao tinh thần đoàn kết của tập thể. Một tập thể mạnh là chưa hẳn đã toàn những người mạnh, nhưng chắc chắn đều có sự gắn bó đoàn kết chặt chẽ.

Để mọi người có thể nhìn thấy mục tiêu chung, xóa bỏ mọi rào cản chính là chỉ ra cho họ sợi dây gắn kết, để tất cả tạo thành một thể thống nhất cùng có lợi và nghĩ đến cái chung. Mà điều kiện cần và đủ để tạo ra sự đoàn kết chính là sự thấu hiểu trong một nhiệm vụ cụ thể của công tác truyền thông nội bộ.

Thu hút và giữ chân nhân viên

Nếu như công tác truyền thông nội bộ được thực hiện tốt sẽ khiến các thành viên yêu quý công ty, họ sẽ làm việc hăng say và chủ động hơn trong công việc để hướng tới sự phát triển của tập thể.

Thay vì những lời bàn tán nói xấu ra vào, người lãnh đạo thông thái là người phải biết cách truyền thông nội bộ, biến chính “người nhà” thành những nhà PR chuyên nghiệp, để họ nhắc về nơi mình làm với một niềm tự hào, hăng say, thích thú. Khi một môi trường làm việc lý tưởng sẽ thu hút được những nhân tài, từ đó thúc đẩy việc tuyển dụng dễ dàng hơn.

Nhiệm vụ của truyền thông nội bộ

Về cơ bản nhiệm vụ của truyền thông nội bộ sẽ bao gồm các việc sau:

• Cung cấp những thông tin mà ban lãnh đạo muốn truyền đạt đến các nhân viên của mình như: nhiệm vụ công tác từng thời kì hay những thay đổi trong chính sách và bộ máy.
• Tuyên truyền, giáo dục các nhân viên trong đường lối, chính sách, pháp luật và truyền thống.
• Xây dựng mọi nhân viên trong công ty thành một thể thống nhất hay nói cách khác là mối quan hệ nội bộ gắn kết chặt chẽ.
• Khích lệ, động viên và thi đua những tấm gương tiêu biểu, các phong trào, hoạt động xã hội có ích.

Các phương tiện truyền thông nội bộ

Tùy vào điều kiện của từng công ty mà sẽ có những phương tiện truyền thông khác nhau như:

• Bảng tin nội bộ: Đây được coi là lựa chọn hàng đầu của các nhà quản trị để có hiệu quả truyền thông cao.
• Các ấn phẩm ban hành nội bộ như: Các tạp chí, báo nội bộ, sách, cẩm nang hoặc cũng có thể các file tài liệu cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lan truyền những thông tin nội bộ đến các nhân viên của mình.
• Radio: Sản xuất những chương trình radio hàng tuần là cơ hội để mọi người trong doanh nghiệp có thể trình bày ý kiến, khích lệ lẫn nhau để nâng cao tinh thần làm việc.
• Các chương trình tổng kết tuần/tháng hay các giải đấu, cuộc thi, trò chơi nội bộ: Những hoạt động ngoài lề công việc này như một công cụ giải tỏa căng thẳng rất hiệu quả cho nhân viên.
• Áp phích, banner hoặc biển quảng cáo được treo trong nơi làm việc: Những công cụ truyền tải bằng hình ảnh sẽ dễ dàng thu hút sự chú ý của nhân viên.
• Bản tin qua Email: Đây là hình thức này thường được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp nhằm thông báo về sự kiện, chiến lược kinh doanh mới, ra mắt sản phẩm,…
• Tham gia các sự kiện có ích cho cộng đồng: Ví dụ như Giờ trái đất, Uprace,…là các sự kiện giúp cho nhân viên nhận ra sự có ích của mình với cộng đồng.

Nội dung của truyền thông nội bộ bao gồm những gì?

Nội dung của công tác truyền thông nội bộ thường bao gồm những chủ đề như sau:

• Thông báo về tổ chức bộ máy quản lí và nhân sự mới của công ty.
• Quảng cáo, giới thiệu sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ kinh doanh.
• Truyền thống và các thành tựu đã đạt được của một bộ phận tiêu biểu hoặc của toàn thể công ty.
• Nhiệm vụ và lên kế hoạch cụ thể trong từng thời kì.
• Những sáng kiến và giải pháp cải tiến để làm việc hiệu quả hơn.
• Những tấm gương người tốt việc tốt đáng để các nhân viên học hỏi.
• Các hội nghị và những thảo luận khoa học có ích đối với tình hình hiện tại của doanh nghiệp.
• Hoạt động văn hóa, thể thao và kỉ niệm những mốc thời quan đáng nhớ của công ty
• Các hoạt động tài trợ, từ thiện hoặc văn bản pháp luật mới mà toàn thể nhân viên cần nắm được.

Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai?

Nhiều người vẫn nghĩ công tác truyền thông nội bộ thuộc về bộ phận hành chính nhân sự hoặc phòng PR. Thực tế thì phòng PR có chuyên môn để thúc đẩy công tác truyền thông đạt được hiệu quả tốt nhất. Còn phòng hành chính nhân sự lại trực tiếp quản lý những nhân viên nên sẽ nhắm được nhu cầu và cảm xúc của nhân viên.

Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả

Doanh nghiệp cần tuân thủ thực hiện theo 6 bước dưới đây để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả nhất.

Bước 1: Đánh giá đúng thực trạng của công ty mình

Việc đánh giá tình hình trong công ty càng chi tiết, cụ thể thì sẽ giúp bộ phận quản lý xác định được mục tiêu và đề ra chiến lược tiếp theo phù hợp.

Bước 2: Xác định đối tượng cần truyền thông

Trong bước này, người làm truyền thông cần phải xác định những thông tin cần đưa ra và hướng tới ai.

Thông thường, truyền thông nội bộ sẽ được tiến hành rộng rãi trong khắp doanh nghiệp, tuy nhiên ở những thời điểm quan trọng như sắp có sự thay đổi về nhân sự, doanh nghiệp cần quan tâm hơn đến các đối tượng bị ảnh hưởng bởi những thay đổi này.

Bước 3: Xác định được chính xác mục tiêu và thông điệp truyền thông

Đây là bước vô cùng quan trọng và cốt lõi của những chiến lược truyền thông nội bộ. Để lên mục tiêu hiệu quả nhất thì người phụ trách nên tuân theo nguyên tắc SMART.

Nguyên tắc SMART đó là:

• S – Specific: Cụ thể và thật dễ hiểu.
• M – Measurable: Có thể đo lường được
• A – Attainable: Có thể dễ dàng hoàn thành được
• R – Relevant: Thực tế tình hình của doanh nghiệp và kết quả thực có thể đạt được.
• T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành mục tiêu

Bước 4: Lên kế hoạch truyền thông nội bộ phù hợp

Bạn cần xác định rõ được chiến lược truyền thông nội bộ là gì và hiểu rõ chiến lược truyền thông nội bộ bao gồm những phương pháp cũng như cách tiếp cận đối tượng cần truyền thông nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Việc chiến lược phù hợp sẽ giúp làm hạn chế những sai sót không đáng có.

Bước 5: Đề ra kế hoạch hành động cụ thể

Sau khi xác định phương pháp ở bước 4 thì việc tiếp theo cần làm đó là lập kế hoạch hành động gồm những việc làm cụ thể mà doanh nghiệp sẽ phải thực hiện.

Bước 6: Đo lường hiệu quả của từng chiến dịch truyền thông nội bộ

Việc đo lường và đánh giá hoạt động để biết được doanh nghiệp đã đạt được mục đích truyền thông nội bộ hay chưa, từ đó đưa ra những phương án điều chỉnh phù hợp hơn cho các hoạt động tiếp theo nhằm tránh những điều tiếc nuối đã xảy ra ở chiến dịch truyền thông cũ.

Kết luận

Qua bài viết này, chắc các bạn cũng đã hiểu được truyền thông nội bộ là gì và những thông tin liên quan để xây đựng được một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả nhất. Ngoài ra nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào càn chúng tôi hỗ trợ them thì hãy để lại bình luận bên dưới bài viết này nhé.

Thông tin được biên tập bởi: taichinh24h.com.vn

Tài Chính 24h cập nhật Giá vàng – Tỷ giá Ngoại tệ – Lãi suất – Cung cấp kiến thức về Tài chính, Forex, Chứng khoán. Với đội ngũ content có nhiều năm kinh nghiệm hy vọng sẽ mang lại cho bạn những bài viết chất lượng.