Quy trình là một trong những bước không thể bỏ qua khi tiến hành xử lý một hoạt động, hay thực hiện một quá trình. Thế nhưng nhiều người lại hay lầm tưởng quy trinh với quá trình với nhau. Vậy cụ thể thì quy trình (Procedure) là gì? Quy trình với quá trình có sự cách biệt với nhau như thế nào?
Tất cả sẽ được chúng tôi lý giải cụ thể trong bài chia sẻ dưới đây.
Mục Lục
Quy trình (Procedure) là gì?
Quy trình – Procedure là cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hay một quá trình cụ thể. Quy trình sẽ xác định rõ ràng đầu vào, đầu ra của một quá trình. Đặc biệt là cách thức phải làm gì, làm như thế nào, ai chịu trách nhiệm thực hiện,…đều được ghi đầy đủ, rõ ràng.
Xem thêm:
- Profit là gì? Các nhân tố ảnh hưởng đến lơi nhuận
- Profit Margin là gì? Cách tính biên lợi nhuận chính xác nhất
Quy trình thường chính là các bước cần phải thực hiện theo một thứ tự nhất định. Và có thể được thành lập thành văn bản hoặc không.
Chẳng hạn, một công ty muốn tiến hành mua, nhập nguyên liệu- đây là hoạt động có tính lặp đi lặp lại trong một doanh nghiệp thì cần phải xây dựng quy trình cụ thể. Quy trình này sẽ gồm các hoạt động thường nhật sau:
- Xác nhận yêu cầu của thủ kho với đơn vị mua hàng
- Mời thầu mua nguyên vật liệu
- Chọn lựa, sàng lọc nhà cung cấp phù hợp
- Đặt hàng với nhà cung cấp đã chọn lựa
- Kiểm tra vật liệu đã mua
- Thanh toán do bộ phận kế toán thực hiện
Đặc điểm của Procedure
Quy trình có các đặc điểm cụ thể như sau:
- Các quy trình thường không thay đổi mà được thực hiện theo thứ tự nhất định để tạo được kết quả cuối cùng chuẩn hóa và nhất quán nhất
- Quy trình phải thực ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể, mang tính hướng dẫn các thao tác chính xác.
- Quy trình phải tuân thủ các mục tiêu, chính sách và nguồn lực của công ty
- Quy trình cần liên kết chặt chẽ với thời gian thực hiện để kiểm soát và điều phối các hoạt động
Đây là các đặc điểm cơ bản của quy trình mà bất cứ ai cũng cần phải lưu ý. Đây cũng là nhấn điểm riêng biệt của quy trình so với quá trình.
Tại sao cần phải có quy trình?
Nhìn chung thì việc phát triển, xây dựng quy trình sẽ giúp loại bỏ được các bước không liên quan hoặc lặp đi lặp lại. Đối với các doanh nghiệp thì việc có được quy trình cụ thể sẽ giúp tiết kiệm được tối đa thời gian, công sức và tiền bạn.
Tuy nhiên mỗi một đối tượng khác nhau thì sẽ có một quy trình áp dụng khác nhau:
Đối với nhân viên:
- Mỗi nhân viên sẽ đảm nhiệm một vị trí, một chức vụ khác nhau. Do đó, nếu như trong một hoạt động nhất định thì cần phải thực hiện theo một quy trình để chuẩn hóa và để có được kết quả tốt nhất.
- Giảm thiểu tối đa việc làm việc và có được kết quả theo đúng ý của cấp trên giao
Đối với cấp quản lý:
Quy trình chính là công cụ đắc lực giúp các cấp quản lý có thể kiểm soát tiến độ và chất lượng của các cấp dưới.
Có thể bạn quan tâm: Quản lý chuỗi cung ứng là gì?
Phân biệt quá trình và quy trình
Quy trình và quá trình là hai thuật ngữ khác nhau. Quy trình là phương pháp cụ thể để tiến hành thực hiện một quá trình hay một công việc nào đó. Còn quá trình chính là nói tới hoạt động cần thực hiện. Các quy trình được phát hành để đảm bảo quá trình được thực hiện đúng theo chiều hướng mong muốn.
Một quy trình có thể kiểm soát được nhiều quá trình khác nhau. Đồng thời ngược lại, một quá trình cũng có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình với nhau.
Kết luận
Trên đây là các thông tin cơ bản về quy trình(Procedure) là gì và các vấn đề liên quan tới quy trình. Có thể nói quy trình chính là điểm cần phải có để thực hiện đúng quá trình phát triển. Nếu bạn còn có thắc mắc, băn khoăn liên quan tới quy trình có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn giải đáp thêm.
Thông tin được biên tập bởi: taichinh24h.com.vn
