Đối với những ai đang làm trong lĩnh vực thương mại điện tử, khái niệm Debit Note có lẽ là quá đỗi quen thuộc. Tuy nhiên, đối với nhiều người mới tìm hiểu thì không phải ai cũng biết và có thể phân biệt được giữa Credit Note và Debit Note là gì.
Vì thế bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ tổng hợp những thông tin liên quan đến Debit Note để bạn đọc tham khảo và tìm hiểu.
Mục Lục
- 1 Giấy báo nợ (Debit Note) là gì?
- 2 So sánh sự khác nhau giữa Debit Note và Credit Note
- 3 Những nội dung được đề cập trong Debit Note
- 4 Ý nghĩa của Debit Note trong các giao dịch giữa các doanh nghiệp
- 5 Các dạng khác của giấy báo nợ
- 6 Giấy báo nợ là chứng từ không bắt buộc
- 7 Những dạng form Debit Note phổ biến
- 8 Các mẫu Debit Note thường được sử dụng trong một số lĩnh vực
- 9 Kết luận
Giấy báo nợ (Debit Note) là gì?
Debit Note hay còn gọi là giấy báo nợ, là loại chứng từ được sử dụng bởi một nhà cung cấp. Thông báo đến cho người mua về các khoản nợ và nghĩa vụ phải trả. Giấy báo nợ sẽ cung cấp những thông tin liên quan đến các hóa đơn thanh toán hoặc có thể là lời nhắc về các khoản tiền sắp đến hạn.
Xem thêm:
- Dư nợ cho vay là gì? Hậu quả nghiêm trọng nếu dư nợ quá hạn
- Dư nợ là gì? Những thông tin cần biết về dư nợ
So sánh sự khác nhau giữa Debit Note và Credit Note
Tuy Debit Note và Credit Note đều là những loại hóa đơn điều chỉnh. Nhưng chúng có ý nghĩa hoàn toàn khác nhau. Cụ thể:
- Debit Note: Là loại hóa đơn điều chỉnh tăng, được xuất bởi người mua với mục đích yêu cầu người bán cung cấp Credit Note. Quá trình này diễn ra hợp pháp với mục đích tăng giá trị hóa đơn trước đó.
- Credit Note: Là loại hóa đơn điều chỉnh giảm, được xuất bởi người bán với mục đích để hủy đi giá trị của hóa đơn đã được xuất đi trước đó. Trường hợp này xảy ra khi hàng hóa bán ra do bị lỗi của nhà cung cấp, người mua hàng trả lại.
Về bản chất Debit Note và Credit Note hoàn toàn khác nhau. Việc bạn nắm rõ những thông tin chi tiết sẽ giúp dễ dàng xử lý kịp thời khi phát sinh tình huống.
Những nội dung được đề cập trong Debit Note
Trong Debit Note, sẽ được bao gồm những nội dung chi tiết sau:
- Tên, địa chỉ, GSTIN của nhà cung cấp.
- Tên, địa chỉ, GSTIN/Số ID duy nhất nếu được đăng ký bởi người nhận.
- Bản chất của tài liệu.
- Ngày phát hành tài liệu.
- Số seri liên tiếp chứa bảng chữ cái hoặc chữ số, duy nhất cho một năm tài chính.
- Số seri và ngày xuất hóa đơn thuế tương ứng hoặc tùy theo từng trường hợp.
- Giá trị tính thuế của hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, số tiền thuế hoặc theo từng trường hợp.
- Chữ ký hoặc chữ ký số của nhà cung cấp/đại diện ủy quyền.
Ý nghĩa của Debit Note trong các giao dịch giữa các doanh nghiệp
Debit Note được sử dụng trong các giao dịch giữa các doanh nghiệp giúp cung cấp các thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán định kỳ. Hoặc văn bản nhắc nhở cho các khoản tiền sắp đến hạn của khách hàng.
Các giao dịch này thường liên quan đến việc gia hạn tín dụng khi nhà cung cấp giao hàng cho người nhận nhưng chưa nhận được khoản thanh toán của đơn hàng. Đối với hàng hóa được trả lại, tổng số tiền tín dụng đã giải ngân sẽ đi kèm cùng với mặt hàng trả lại và lý do trả lại.
Có thể bạn quan tâm:
- Công thức tính hệ số khả năng thanh toán lãi vay
- Những kiến thức cần biết về dự phòng rủi ro tín dụng
Các dạng khác của giấy báo nợ
Ngoài giấy báo nợ thuộc định dạng thư, tin nhắn điện tử,vv… Giấy báo nợ cũng được cung cấp dưới dạng biên lai vận chuyển với thông tin hàng hóa nhận được. Người mua hàng nếu muốn cũng có thể trả lại hàng hóa mà không phải thanh toán trước.
Giấy báo nợ được gửi dưới dạng bưu thiếp với mục đích nhắc nhở về khoản nợ mà người mua đã vay. Bưu thiếp sẽ chứa các thông tin về cách giải quyết nợ, chẳng hạn như thông tin liên hệ có liên quan.
Giấy báo nợ là chứng từ không bắt buộc
Các doanh nghiệp, công ty khi gửi giấy báo nợ cho người mua không có nghĩa là người mua bắt buộc phải có nghĩa vụ trả nợ. Có thể, người bán sẽ coi đó là một quy trình kinh doanh tiêu chuẩn và sử dụng nó theo cấu trúc nội bộ. Trong một số trường hợp, người mua có thể yêu cầu chứng từ với thông tin báo nợ, để đáp ứng các yêu cầu lưu trữ nội bộ.
Những dạng form Debit Note phổ biến
Dạng biên lai vận chuyển với hàng hóa
Đây là dạng biên lai dành cho bên mua khi chưa thanh toán toàn bộ đơn hàng. Người mua được quyền kiểm tra hàng hóa và có thể trả lại nếu kiểm định chất lượng hàng hóa không hài lòng với các bằng chứng thuyết phục.
Dạng bưu thiếp
Đây là dạng biên lai được sử dụng để nhắc nhở người mua về các khoản nợ sắp tới hạn cần phải thanh toán.
Các mẫu Debit Note thường được sử dụng trong một số lĩnh vực
Mẫu Debit Note được sử dụng ở những công ty xuất nhập khẩu
Khi người bán gửi hàng đến cảng. Đơn vị hãng tàu vận chuyển sẽ xử lý hàng hóa, xuất hàng đi và gửi một thông báo Debit Note để nhắc nhở về khoản nợ cho đơn hàng vừa rồi. Thông tin trên Debit Note sẽ bao gồm đầy đủ các nội dung về bên bán, bên mua, thông tin đơn hàng và những loại phí phát sinh.
Mẫu Debit Note sử dụng trong những công ty thương mại hàng hóa
Khi người bán xuất hàng cho người mua nhưng chưa nhận được thanh toán. Lúc này, người bán sẽ gửi Debit Note để nhắc nhở người mua về khoản tiền cần phải thanh toán trước khi kết thúc kỳ hạn.
Mỗi công ty, doanh nghiệp sẽ có mỗi mẫu Debit Note khác nhau. Tùy vào từng loại hàng hóa, dịch vụ kinh doanh. Mục đích chung vẫn là muốn thông báo và nhắc nhở khách hàng, bên mua/bán thanh toán công nợ.
Kết luận
Qua bài viết mà chúng tôi đã giới thiệu ở trên về những thông tin liên quan đến Debit Note cũng như khái niệm Debit Note là gì? Cách so sánh sự khác biệt giữa Debit Note và Credit Note ra sao,vv… Chắc chắn bạn cũng đã nắm được những kiến thức cơ bản liên quan đến khái niệm này. Hy vọng đây sẽ là những thông tin hữu ích và kịp thời giúp bạn xử lý các tình huống liên quan đến công việc, ngành nghề mà mình đang tham gia.
Thông tin được biên tập bởi: taichinh24h.com.vn
